2015年5月22日金曜日

スキャナ保存制度を見直しへ!


2015年度税制改正では、税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直しが盛り込まれております。
財務関係書類や税務関係書類等の国税関係書類の電子保存は、1998年7月に導入された電子帳簿保存法で可能となり、2005年4月には改正法が施行され、それまで認められていなかった契約相手方が作成した「紙」による領収書や契約書なども記載金額が3万円未満のものはスキャナによる電子データ保存ができるようになっておりました。
今回の見直しにより、スキャナ保存の対象となる契約書及び領収書に係る金額基準(現行3万円)を廃止し、3万円以上の契約書や領収書もスキャナ保存ができるようになります。
この際、契約書や領収書、資金移動等直結書類(納品書・約束手形等)の重要書類については、適正な事務処理の実施を担保する規定の整備とこれに基づき事務処理を実施していることが、スキャナ保存に係る新たな要件とされます。
上記の「適正事務処理要件」とは、内部統制を担保するために、相互けん制、定期的なチェック及び再発防止策を社内規定等において整備するとともに、これに基づいて事務処理を実施していることをいうとされております。
また、スキャナで読み取る際に必要とされている入力者等の電子署名を不要とし、これまでどおりタイムスタンプを付すこととするとともに、入力者等に関する情報の保存が要件とされます。
重要書類以外の見積書や注文書等の一般書類についても、スキャナで読み取る際に必要とされているその書類の大きさに関する情報の保存を不要とするとともに、カラーでの保存を不要とし、白黒での保存でも要件を満たすこととされるなど、要件が緩和されます。地方税関係書類でも同様の対応を行い、これらの見直しは、2015年9月30日以後に行う承認申請について適用されます。
スキャナ保存制度は、2005年に導入され、一定の要件のもと一部の書類をスキャナで読み取り保存することが認められていましたが、スキャン前やスキャン後に求められる要件が数多くあり、その煩雑さを嫌って2013年までの間に国税当局からスキャナ保存の承認を受けた件数は、133件にとどまっておりました。